スタッフ会議が続かない｜15分で終わる形にします

スタッフ会議を始めても、3回目くらいから集まりが悪くなり、いつの間にか消滅している。そんなオーナー向けの記事です。

結論は「15分・議題1つ・決めることを1つ」の型にすることです。長い会議は内容が良くても続きません。進め方をそのまま書きます。

会議が続かないのは、内容ではなく長さと議題の数が原因

営業後に1時間の会議を組むと、スタッフは「帰りが遅くなる日」として覚えます。オーナーが熱心に話すほど、聞く側は疲れます。2回目以降、欠席の理由が増えるのは当然です。

もう一つの原因は、議題が多すぎて何も決まらないことです。集客の話、掃除の話、技術の話を1回でやると、全部が「次回また話そう」で終わります。決まらない会議は、参加する意味を失います。

「うちのスタッフはやる気がなくて」と言うオーナーもいますが、私が見る限り、やる気の問題より会議の設計の問題です。

やること1：営業前の15分に固定し、タイマーをかける

会議は営業後ではなく、営業開始前の15分に置きます。例えば10時開店なら9時40分から9時55分です。営業前なら終わりの時間が決まっているので、長引きません。

タイマーは実際にかけます。スマホで15分をセットし、テーブルの上に置きます。鳴ったら途中でも終わりです。最初は「え、もう終わり？」となりますが、2〜3回で15分に収まる話し方になります。

頻度は週1回です。月1回だと間が空きすぎて、前回決めたことを忘れます。

やること2：議題は1つ、前日までにホワイトボードに書いておく

議題は1回につき1つだけです。前日までに「明日の議題：新規のカウンセリングで最初に聞くこと」のように、バックヤードのホワイトボードかLINEグループに書いておきます。当日にいきなり聞かれても、スタッフは意見を持っていません。

進め方はこの順で固定します。
最初の3分：オーナーが議題と、なぜ今それを決めたいかを話す
次の8分：スタッフ全員が一言ずつ。順番は決めておく
最後の4分：決めることを1つ決めて、誰がいつまでにやるかを言う

決めたことは、その場でホワイトボードに1行で書きます。「新規には最初に『今日一番気になることは？』と聞く。全員、明日から」のような形です。決めたことがたまると、そのままマニュアルの元になります。最初に作るべきマニュアルは『サロンのマニュアル作成｜属人化を防ぐ最初の3枚』に書いています → https://ma-cherie0716.com/salon-manual-first-3-sheets/

やること3：技術の話と反省の話は会議に入れない

会議で扱うのは「店として決めること」だけにします。技術の話は練習の時間に、個人の反省はその人と1対1の場に分けます。会議で個人のミスを扱うと、全員が黙ります。

技術練習は会議とは別に、営業時間内の空き枠に置きます。営業後にまとめてやると、会議と同じ理由で続きません。その組み方は『サロンの技術研修｜営業後に頼らない練習時間のつくり方』に書いています → https://ma-cherie0716.com/salon-technical-training-practice-time/

意見が出ない場合は、「賛成か反対か」ではなく「やるとしたら何が困るか」で聞きます。困ることなら、新人でも答えられます。
誰が何を担当するかを先に決めておくと意見が出やすくなる点については、「スタッフのやる気がない｜目標より先に役割を渡します」でも触れています。

やらなくていいこと：議事録を丁寧に作る

会議の記録は、ホワイトボードの1行で十分です。議事録を文書で作って共有する手間があると、その手間が会議をやめる理由になります。写真を撮ってLINEグループに送るだけで構いません。

まとめ

スタッフ会議が続かないのは、長さと議題の数の問題です。
営業前の15分、議題は1つ、決めることは1つ。決めたことはホワイトボードに1行で残す。
まず4週続けて、続いたら議題の質を上げていきます。

あわせて読みたい

『サロンの技術研修｜営業後に頼らない練習時間のつくり方』
https://ma-cherie0716.com/salon-technical-training-practice-time/
『サロンのマニュアル作成｜属人化を防ぐ最初の3枚』
https://ma-cherie0716.com/salon-manual-first-3-sheets/
『褒めるより、気づいたことを伝える』
https://note.com/ma_cherie0716/n/n7d4c8dc4626f

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